Efficiënter en objectiever beoordelen in het beoordelingsteam zonder nood

Probleem met plannen van aanpak: Pascal stelt dat 80% van de plannen van aanpak tegenwoordig door AI wordt geschreven. Hierdoor is het voor inkopers bijna onmogelijk om nog echt onderscheid te maken tussen leveranciers op papier. Bovendien is er vaak geen relatie tussen een mooi plan en een succesvol project.
De oplossing (Prestatie-inkoop): Focus op resultaatgerichte opdrachten. Formuleer de behoefte in meetbare en waarneembare doelen (metrieken). In plaats van te vragen hoe ze het gaan doen, vraag je naar prestatiecijfers uit het verleden, onderbouwd met referenten.

Objectieve vergelijking: Pascal laat met voorbeelden (zoals het inhuren van een inkoopadviseur of een IT-team) zien dat je met prestatiecijfers van leveranciers A, B en C binnen enkele seconden consensus kunt bereiken. Als de kwaliteit (cijfers) gelijk is, wordt de keuze voor de laagste prijs heel eenvoudig en transparant.
Interviews: In plaats van dikke documenten te lezen, adviseert hij interviews om de "hoe-vraag" te toetsen en te kijken of de persoon de kennis echt bezit.

Genereren van metrieken: Juriaan kan voor elke categorie (van ICT tot facilitaire zaken zoals kantoorartikelen) razendsnel meetbare resultaatcriteria opstellen.
Anonimiseren: Een nieuwe beveiligingsfunctie waarmee je persoonsgegevens of gevoelige data in documenten kunt 'zwarten' voordat de AI ze analyseert. Dit is een extra laag bovenop de standaard Europese beveiliging.
Vergelijkingstools: De AI kan inschrijvingen van verschillende leveranciers naast elkaar zetten in een tabel om een 'second opinion' te geven aan het beoordelingsteam.
Export naar Word/Excel: Alle analyses, PvE-opzetten of vergelijkingen kunnen direct worden gedownload als bewerkbare bestanden.

Standaardisatie: Naar aanleiding van een vraag van een deelnemer (Ruud) wordt besproken dat er een centrale bibliotheek komt met kwalitatieve "standaard prompts" voor het inkoopvak. Gebruikers hoeven dan niet zelf uit te vinden hoe ze de beste vragen aan de AI moeten stellen.

Context is key: Geef leveranciers veel context over de huidige en gewenste situatie, maar houd de eisenlijst beperkt tot de zaken die er echt toe doen voor de budgethouder.
Pre-bit sessie: Organiseer een bijeenkomst voordat leveranciers gaan schrijven, zodat ze de opdracht echt begrijpen.