Inkoopplannen in je eigen Word-template

1. Een Word-template voor je inkoopplan voorbereiden met keywords

In je bestaande Word-template markeer je elk variabel stuk tekst met een keyword tussen accolades, bijvoorbeeld inleiding, naam_inkoper of gunningscriteria. Keywords mogen geen spaties of speciale tekens bevatten, alleen een underscore.

2. Per keyword een prompt instellen voor de gewenste tekst

Voor elk keyword leg je vast wat Juriaan op die plek moet schrijven, bijvoorbeeld "in twee korte alinea's uitleggen wat we inkopen en waarom" voor de inleiding. Heb je eerder al een keyword met dezelfde naam gebruikt in een andere template, dan biedt Juriaan aan die prompt over te nemen, zodat je niet opnieuw hoeft te configureren.

3. Een nieuw project starten met de behoeftestelling als context

Per nieuwe aanbesteding maak je een project aan binnen je template en upload je het behoeftestellingsdocument als context, eventueel aangevuld met een opdrachtformulier of intakeformulier. Hoe meer relevante informatie je meegeeft, hoe scherper de tekst die je terugkrijgt.

4. Tegenstrijdigheden en ontbrekende informatie vooraf bespreken met Juriaan

Voordat het inkoopplan wordt geschreven, signaleert Juriaan onduidelijkheden in de aangeleverde context, bijvoorbeeld dat het huidige contract op 31 december afloopt terwijl de gewenste startdatum 1 januari is. In een korte voorgesprek-chat geef je per vraag een toelichting, zodat de gegenereerde tekst direct beter aansluit op de werkelijke situatie.

5. Gegenereerde teksten per keyword bijsturen en goedkeuren

Voor elk keyword zie je de gegenereerde tekst plus eventuele notificaties, zoals een placeholder voor een bedrag dat in de context ontbrak. Je past de tekst handmatig aan of geeft Juriaan tekstuele feedback om hem te herschrijven, en na goedkeuring verschijnt de definitieve tekst in de Word-preview.

6. Het ingevulde inkoopplan downloaden als Word of PDF

Met de downloadknop krijg je een PDF; via "save as" haal je een Office-document op waarin alle goedgekeurde teksten op de juiste plaats in je oorspronkelijke template staan, klaar om verder te bewerken of te delen.