Offerteaanvragen in je eigen Word-template

1. Een Word-template voorbereiden met keywords tussen accolades

In je bestaande template markeer je variabele tekstonderdelen met keywords tussen accolades, bijvoorbeeld naam_aanbesteding of inkoopdoel. Daarbij mogen keywords geen spaties of bijzondere tekens bevatten, behalve een underscore.

2. Je template uploaden en laten valideren

Juriaan controleert het geüploade bestand op ongeldige keywords zoals spaties of slashes, en geeft direct aan welke je moet aanpassen voordat je verder kunt.

3. Per keyword een prompt instellen

Voor elk keyword leg je vast wat Juriaan moet invullen, bijvoorbeeld 'titel in één of twee woorden' of 'een stukje over de organisatie in vijf zinnen', met een herschrijf-functie die je prompt automatisch gestructureerder maakt.

4. Een nieuw project starten met de behoeftestelling als bron

Per nieuwe aanbesteding maak je een project aan en upload je het brondocument zoals de behoeftestelling of het inkoopplan, waarna Juriaan automatisch alle keywords in één keer invult.

5. Antwoorden bijsturen via feedback en notificaties

Bij elk gegenereerd antwoord zie je notificaties met lage of hoge prioriteit, bijvoorbeeld over aannames of bedragen die Juriaan wil laten verifiëren. Je stuurt het antwoord bij via tekstuele feedback of een handmatige aanpassing voor je het goedkeurt.

6. Het ingevulde document exporteren naar PDF of Word

Voor een afgerond document kies je 'finale versie' voor een direct bruikbare PDF, of 'bijna finale versie' voor een Word-bestand waarin je nog zaaknummers, handtekeningen of laatste details kunt toevoegen.