Een NvI beantwoorden met je team

1. Een aanbestedingsproject opzetten in de tool

Je start niet meer per losse nota, maar per aanbesteding, vooruitlopend op de mogelijkheid om binnenkort meerdere NvI-rondes per traject aan elkaar te koppelen. Je upload het Excel-bestand met de vragen, koppelt de juiste kolommen voor vraag en antwoord en zet de leidraad, het programma van eisen en het beschrijvend document klaar als context.

2. De organisatie-brede kennisbank automatisch laten vullen

Goedgekeurde antwoorden komen direct in een kennisbank die op organisatieniveau staat, zodat een collega die later inlogt jouw werk terugziet en Juriaan in nieuwe trajecten consistente antwoorden geeft. Heb je eerdere nota's nog buiten de tool om beantwoord, dan kun je die alsnog handmatig importeren om de kennisbank op te bouwen.

3. Vragen in batches laten beantwoorden, met bewijsmateriaal en categorisatie

Juriaan werkt drie vragen tegelijk af, categoriseert ze automatisch op onderwerp zoals PVE of eisen, en geeft per antwoord een stuk bewijsmateriaal aan waaruit hij heeft geput. Er wordt op dit moment gewerkt aan een verbeterde bronvermelding die precies aanwijst op welke plaats in welk document de informatie staat.

4. Bij ja-of-nee-vragen automatisch twee antwoorden krijgen met priorititeitsadvies

Eerder neigde Juriaan in dit soort vragen te snel naar "ja". Nu herkent hij vragen in de trant van "bent u bereid om X aan te passen?" en levert hij zowel een ja- als een nee-antwoord, met daarbovenop een hoge-prioriteit-notificatie waarin hij toelicht welk antwoord hij in deze specifieke context het meest logisch vindt en waarom.

5. Met je team antwoorden bijsturen en de nota afronden

Klopt een antwoord niet, dan geef je Juriaan tekstuele feedback waarmee hij zijn antwoord opnieuw formuleert. Omdat alles op organisatieniveau staat, kun je vragen met collega's verdelen en doorlopen voor de Excel-export naar Tendernet. Bij het LUMC beantwoordde Diederik op deze manier een nota van 120 vragen in drie uur in plaats van een werkweek.